5 tips para no derrochar dinero en un viaje de trabajo

Cuando se trata de realizar viajes de trabajo, muchas compañías enfrentan problemas a la hora de gestionar las finanzas de procesos como ajustar presupuesto, comprar tickets o buscar estadía, lo que termina generando sobrecostos, enredos y estrés. Sin embargo, no hay razón para gastar demás cuando se puede optimizar adecuadamente los recursos, especialmente si el motivo detrás del viaje es de carácter inevitable o imprescindible, como cerrar algún negocio o asistir a un evento importante.

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5 consejos para organizar las finanzas en un viaje de trabajo

A continuación, uno por uno los tips para implementar a la hora de partir.

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Establecer un calendario de viajes y eventos

De esta manera comprarás tickets de transporte y hospedajes a un precio más competitivo, con lo cual podría ahorrar una buena cantidad de dinero. Para ello, es clave que revises con antelación -idealmente a principio de año- qué reuniones o eventos podrían tener lugar en dicho destino y cuáles podrían requerir trasladarse.

Incluir un presupuesto adicional

Será importante evaluar en qué escenarios podrías necesitar dinero extra y cuáles suelen generar gastos extra de manera inevitable, de manera que el objetivo del viaje no se vea truncado por reducir su presupuesto.

Utilizar las herramientas digitales

Ya sea porque el viaje surgió de manera repentina o porque su equipo de trabajo no cuenta con suficiente tiempo, plataformas como Rindegastos pueden ayudarle a hacer presupuestos y gestionar viáticos. Esta herramienta, además, le evita cargar recibos o facturas en varias plataformas, digitalizándolas por usted simultáneamente mediante una foto tomada con su celular, para que pueda concentrarse en los objetivos de su viaje y tenga un balance actualizado de los gastos a su regreso.

Buscar un seguro de viaje que cubra múltiples riesgos

Aunque los viajes de trabajo suelen ser cortos y ligeros, existe la posibilidad de perder un vuelo, requerir un día adicional de estadía o sufrir accidentes. Todos estos imprevistos pueden generar gastos imprevistos que resultan más costosos cuanto más urgentes son, sobre todo si incluyen transporte de emergencia o atención médica.

Elegir destinos estratégicos

Se sugiere que se opten por destinos de negocios que además de ser llamativos, sean económicos y centrales, esto le permitirá reducir costos en comparación con aquellos que por su popularidad son más caros. Por ejemplo, prefiera las ciudades con aeropuertos dentro de la ciudad, para evitar peajes o tarifas adicionales en su transporte o el de sus empleados.